HubSpot Lead Scoring Limitierung

Dieser Blog Post setzt voraus, dass Du bereits die Lead Scoring Grundlagen kennst, und wie eine erfolgreiche Lead Scoring Matrix erstellt werden kann. Falls nicht, solltest Du die beiden anderen Artikel zuerst lesen.

In diesem Blog geht es um die Limitierung mit HubSpot’s Lead Scoring System. Es gibt zwar einige Workarounds aber auch die sind nicht immer perfekt. Falls Du also HubSpot verwendest und Lead Scoring implementieren möchtest, solltest Du die größten Einschränkungen kennen.

4 größten Limitierungen in HubSpot Lead Scoring

#1 Rule-Based Lead Routing

HubSpot verwendet nur einen einzelnen, totalen Lead Score. Somit können keine Rule-Based Lead Scoring Sicherheitsmechanismen, die eine Kombination aus unterschiedlichen Schwellenwerten vorschreibt, implementiert werden. 

Was meine ich damit? Ein Total Lead Score besteht aus der Kombination aus demografischen, geografischen, firmografischen, und Verhaltens-Punkten. Im Idealfall gibt es eine Regel, die Mindestwerte für jede Kategorie beim Lead Routing berücksichtigt. Ein Kontakt von einer nicht qualifizierten Firma könnte somit trotz hohem Verhaltens-Score trotzdem kein qualifizierter Lead werden.

Im HubSpot Account werden lediglich zwei Lead Scoring Kategorien unterschieden: Positive und negative. Der HubSpot Lead Score ist die Summer aller positiven Scores minus die Summe aller negativen Punkte. Diese Unterscheidung hilft allerdings nicht beim Rule-Based Lead Routing.

Eine ideale Lead Routing Regel könnte folgendermaßen aussehen:

WENN Total HubSpot Score ist größer als X

UND Demographic Score ist größer als A

UND Geographic Score ist größer als B

UND Firmographic Score ist größer als C

UND Behavior Score ist größer als D

DANN Hand-Over zum Vertrieb.

Workaround für Rule-Based Lead Routing in HubSpot  

Es können Must-Have Kriterien in die Workflows implementiert werden. Diese Kriterien können nicht auf Scores basieren, sondern auf den Informationen in den jeweiligen Datensätzen. 

Ein Beispiel könnte sein, dass ein Unternehmen unbedingt wissen muss, wie groß die Firma des potentiellen Kunden ist, welchen Jobtitel/Funktion der Lead hat, wo sich der Lead befindet und welche technische Lösung, z.B. CRM System das Unternehmen benutzt. 

Der Trigger für den Lead Routing Workflow könnte somit wie folgt aussehen:

Lead Score ist größer als X

UND Job Title is bekannt UND Unternehmensgröße ist größer als 500 UND Land ist Deutschland UND CRM System ist bekannt (oder nicht leer)

Natürlich können Leads auch im Vorfeld disqualifiziert werden wenn einzelne Must-Have Attribute nicht erfüllt sind. In unserem Beispiel kann ein Lead aus Brasilien sofort disqualifiziert werden wenn der Markt nicht abgedeckt wird. Somit würde es nie zu einem Lead Score kommen der den Schwellenwert erreicht. Dies funktioniert aber nur bei Extremen.

#2 Trigger Automatische Workflows

Wie bereits erwähnt, kann HubSpot Lead Scoring keine individuellen Scores anzeigen oder Unterkategorien bilden. Demzufolge, können auch keine automatischen Workflows für individuelle Score Criteria ausgelöst werden, um beispielsweise fehlende Informationen einzuholen.

Zunächst einmal klingt das komplexer als es eigentlich ist. In den meisten Fällen überschreitet ein Lead die Schwellenwerte nicht, weil die Daten zu Lead-Bewertung nicht vorhanden sind. 

Wieso sind automatische Workflows so wichtig? Angenommen, ein Lead erreicht einen hohen Verhaltens-Score (auch wenn wir das in HubSpot nicht vom Gesamt-Score unterscheiden können). Allerdings fehlen uns noch Firmen- und Personendaten um eindeutig sagen zu können, ob dies ein potentieller Kunde oder unqualifizierter Lead ist. 

Wäre es nicht hilfreich wenn nun eine automatische Kampagne ausgelöst wird, die genau diese fehlenden Daten einholt? Dies könnte manuell durch einen Marketing Coordinator oder Sales Development Representative durchgeführt werden, oder durch eine Gated Content Kampagne. Wir wissen ja bereits, dass die Person sich tiefgründig mit dem Unternehmen befasst. Die Chancen stehen also sehr hoch.

Zudem können zusätzlich erfasste Informationen durch den HubSpot Tracking Code berücksichtigt werden. Beispielsweise, welche Seiten besucht worden sind.

Workaround für Lead Score Triggers

Du kannst Listen bilden wöchentlich durch SDRs bearbeitet werden. Wieso sollten die so etwas tun? Ganz einfach, sobald ein Lead durch die bisher fehlenden Informationen qualifiziert wird, hat der SDR die Chance diesen zu bearbeiten. Die Liste kann sogar wöchentlich an die SDRs automatisch versendet werden.

Darüber hinaus können automatische Workflows für die häufigsten Szenarien gebildet werden. Diese können im Laufe der Zeit erweitert werden. Beispielsweise, bei 50% des Lead Score Schwellenwertes und fehlender CRM Daten, wird eine automatische Email ausgelöst, mit einer großartigen Ressource für alle CRM Benutzer.

WENN Lead Score ist zwischen 1/2X und X

UND CRM System ist unbekannt

DANN sende Email.

#3 Lead Score Verlauf

Fehlende Einblicke in die HubSpot Lead Scoring Historie einzelner Kontakte macht es schwer den gesamten Lead Score zu bewerten. HubSpot gibt keine Aufschlüsselung bekannt, wie der gesamte Score eines Kontaktes zustande gekommen ist.

Workaround für Lead Score Historie

Du kannst Listen erstellen für die wesentlichsten Lead Scoring Updates. Durch automatische Workflows kann ein Lead zu einer Liste hinzugefügt werden. Diese Aktivität (hinzufügen zu einer Liste) wird in dem Feed des Kontaktes abgebildet. Dafür verwendest Du einen Prozessschritt jemanden zu einer Smart Liste hinzufügen mit dem gleichen Auslöser wie die Lead Score Veränderung (positive oder negative).

#4 Total Lead Scoring Veränderungen fürs Marketing Reporting

Neben der absoluten Anzahl an qualifizierten Sales-Leads wollen das Management und der Vertrieb die Entwicklung sehen um einschätzen zu können mit wie vielen Leads sie weiterhin rechnen können. Dafür ist ein Lead Scoring Reporting wichtig.

Wie Du bereits vermutest, können wir diese Informationen nicht einfach aus HubSpot darstellen. Du kannst zwar Berichte erstellen, die derzeitige Lead Scores auflisten, und diese sogar in unterschiedlichen Dimensionen (10-30, 30-50, etc.) darstellen, aber Du kannst die Entwicklung im Vergleich zur letzten Woche, Monat oder Quartal nicht abbilden.

Workaround zum HubSpot Lead Scoring Bericht

Erstelle statische Listen von wichtigen Lead Score Schwellenwerten, z.B. wenn jemand ein Lead Score von X erreicht wird der Kontakt zur Liste A hinzugefügt. Wenn Score > Y -> Liste B, usw.

Im nächsten Schritt kannst Du die Entwicklung der Listen berichten (WoW, MoM, etc.).

HubSpot Lead Scoring Best Practices

Lead Scoring kann ein sehr wirkungsvolles Marketing-Tool sein. Besonders, wenn ausschließlich Sales-Ready Leads an den Vertrieb übergeben werden. Demzufolge, kann Lead Scoring die Conversion Rate von MQLs/SQLs zu SAL (Sales Accepted Leads) verbessert werden und die Effizienz steigt. Sales befasst sich nur mit qualifizierten Leads und kann sich auf das Wesentliche konzentrieren.

Obwohl wir einige Limitierungen aufgeführt haben, kann HubSpot Lead Scoring, nichtsdestotrotz, eine sehr gute Lösung sein – Sofern es einfach gehalten wird. Wenn in den meisten Fällen dieselben Informationen abgefragt werden, und auch nur diese zur Lead Qualifizierung benötigt werden, ist HubSpot Lead Scoring gut geeignet. Es hilft bei der Priorisierung und Lead Management. 

Hier sind meine 6 Handlungsempfehlungen für ein erfolgreiches HubSpot Lead Scoring:

1. Halte das Lead Scoring Modell einfach und limitiere es zu den Must-Have Kriterien
2. Frage überwiegend die gleichen Informationen in Deinen Inbound Marketing Lead Formularen ab
3. Verwende standardisierte Informationen, wenn möglich – Picklists anstatt freie Textfelder
4. Automatisiere Data Enrichment frühzeitig, sodass die richtigen Leads bearbeitet werden
5. Verwende negative Punkte für nicht-relevante Informationen und negatives Verhalten (falsche Kaufsignale und Inaktivität)
6. Teste langsam und skaliere später: Implementiere anfangs wenige Scores und Automatisierungen und vertiefe den Prozess, wenn Du erste Erfahrungen gesammelt hast. Lead Scoring kann schnell, sehr komplex und schwer zu managen werden.