12 Best Practices für Deal Workflows in HubSpot Marketing Hub

Die Vertriebspipeline ist in HubSpot in sogenannten Deals organisiert. Obwohl es 3 Hauptabonnements gibt (Service Hub, Sales Hub und Marketing Hub), werden wir uns auf Marketing-Tipps konzentrieren, wie man dealbasierte Workflows für bessere Marketing-Ergebnisse nutzen kann.

Was sind Deal-Based Workflows in HubSpot?

Workflows in HubSpot sind Automatisierungsschritte. Dealbasierte Workflows werden durch Aktualisierungen des Deals ausgelöst, z. B. durch eine Änderung der Deal-Stage, des Umsatzes oder der andere Felder, die den Deals zugeordnet sind.

Im Gegensatz zu anderen Workflow-Typen, wie z. B. unternehmens- oder kontaktbasierten Workflows, basieren die Einschreibungskriterien (Trigger) auf dem Deal. Trotzdem können die zugeordneten Kontakte bespielt werden. 

Deal Workflows können weitere Aktionen wie E-Mails, Benachrichtigungen, Änderungen innerhalb eines Deals oder sogar Integrationen von Drittanbietern wie SMS-Textnachrichten auslösen.

Es gibt fast unendlich viele Möglichkeiten, wie Du dealbasierte Workflows in HubSpot nutzen kannst. Wir werden in vier Unterkategorien unterscheiden: Marketing, Datenbankmanagement, interne Workflows und Customer Success Management/Support. Auch wenn einige dieser Workflows nicht in den direkten Verantwortungsbereich des Marketings fallen, sollten HubSpot-Workflows von einem Mitglied des Marketingteams verwaltet werden und daher in irgendeiner Weise mit der Marketingabteilung in Verbindung stehen.

12 HubSpot Deal Workflows Anwendungsbeispiele

Best practices für hubspot deal workflows

1) Interne Benachrichtigung über gewonnene/verlorene Deals

Interne Benachrichtigung über geschlossene HubSpot Deals kann hilfreich sein, um Teammitglieder wie Account Manager (AM), Customer Success Manager (CSM), aber auch andere Vertriebsmitarbeiter auf dem Laufenden zu halten und gemeinsam Erfolge zu feiern.

Dies kann durch zusätzliche Filter, wie z.B. die Höhe des Umsatzes oder ob es sich um ein Account von Deiner ABM-Hitliste handelt, weiter angepasst werden. Scheue Dich nicht, den CFO oder CEO mit guten Nachrichten zu informieren.

2) Interner Workflow zur Vorbereitung des Onboarding

Benachrichtige alle internen Stakeholder über den neuen Kunden und füge alle Informationen bei, die sie benötigen, um mit dem Onboarding zu beginnen. Löse zum Beispiel eine Benachrichtigung an den CSM oder AM aus, die Notizen zum Verkaufsprozess und potenzielle Informationen wie vom Kunden verwendete Technologien oder besprochene KPIs enthält.

Außerdem kann eine Liste aller Teammitglieder freigegeben werden – intern und extern. Das könnte bedeuten, dass der CSM weiß, mit wem aus dem Sales Engineering Team sie zusammenarbeiten wird. Außerdem können alle Namen auf Kundenseite einschließlich ihrer Rollen geteilt werden.

3) Auslösen einer externen Begrüßung Massage

Ein kurzer Willkommensgruß des Managers oder sogar des Geschäftsführers könnte an den neuen Kunden als Zeichen der Wertschätzung für sein Geschäft geschickt werden. Dies ist auch eine gute Möglichkeit, andere Personen im Team vorzustellen und eine Politik der offenen Tür zu signalisieren, falls dies jemals erforderlich sein sollte.

4) Starten des Onboarding-Prozess/der nächsten Schritte

In Verbindung mit Punkt 2 kann der Onboarding-Prozess durch das Versenden relevanter Informationen wie Handbücher, wichtige Links, FAQ-Dokumente usw. eingeleitet werden

Außerdem kann ein Team vorgestellt und die nächsten Schritte skizziert werden.

Dies muss nicht nur für komplexe Onboarding-Prozesse wie bei SaaS-Lösungen relevant sein, sondern funktioniert auch bei kleinen Unternehmen wie einem Handwerker oder Kammerjäger. Eine kurze E-Mail oder ein Text, in dem der Kunde erfährt, was er als Nächstes zu erwarten hat, kann für ihn von Vorteil sein.

5) Bitte um eine Bewertung

Du kannst die Deal-Stage nutzen, um den Prozess der Bewertungserfassung zu automatisieren. Vor allem bei transaktionalen Geschäften wie Handwerkern oder Kammerjägern – um bei den obigen Beispielen zu bleiben – kann es hilfreich sein, den Prozess zu automatisieren. Du kannst einen direkten Link zu Google Bewertungen an den Kunden senden und ihn um Feedback und eine öffentliche Bewertung bitten.

Dies funktioniert auch bei komplexeren Lösungen, aber sollte etwas verzögert werden.

Unter Umständen sollte eine Wartezeit zwischen Deal Abschluss und der Anfrage eingeplant werden. Zudem können auch weitere Signale inkludiert werden, um den Bewertungsprozess auszulösen. Wenn Du z. B. die höchste Nutzung Deiner Lösung nach 6 Wochen feststellst, solltest Du dann eine E-Mail senden.

6) Anfrage für eine Fallstudie

Du kannst auch sehr wertvolle Kunden um eine Fallstudie oder einen Erfahrungsbericht für Deine Website bitten, um die Idee der Bewertung zu vertiefen. Obwohl Du diese Art der Kontaktaufnahme in der Regel persönlich durchführen und die richtigen Kunden auswählen solltest, kann es Dir helfen, organisiert zu bleiben. Selbst wenn Du die Anfrage nicht an den Kunden senden, kann eine Benachrichtigung an jemanden aus dem Marketingteam automatisiert werden, der sich die potentielle Fallstudie genauer ansehen soll.

7) Feedback von verlorenen/nicht-gewonnen Kunden

Dies kann in zweierlei Hinsicht erfolgen: Zum einen für Interessenten, die nie zu Kunden wurden, und zum anderen für abgewanderte Kunden. Beide enthalten sehr wertvolle Informationen für Dein Unternehmen, warum sie nicht bei Dir gekauft oder Dein Unternehmen verlassen haben. Dieser Prozess kann durch einen dealbasierten automatisiert werden, sodass jeder Kunde gebeten wird eine kurze Umfrage auszufüllen, oder noch besser, einen Termin in Deinen Kalender zu reservieren, um qualitatives Feedback zu erhalten. Höchstwahrscheinlich wird die Antwortquote nicht hoch sein, aber wenn Du jemanden teilnimmst können die Erkenntnisse enorm sein.

8) Lead-Scoring

Wenn ein Kontakt in HubSpot einem Deal zugewiesen wird, kann der Lead Score dieser Person angepasst werden. Dies ist sinnvoll, um die Informationen, die diese Person erhält, besser kontrollieren zu können. Beachte jedoch die Einschränkungen des Lead Scoring in HubSpot.

9) Hinzufügen eines Leads zu einem Nurture Stream

Wenn ein Kontakt einem Deal zugewiesen wird und eine bestimmte Dealphase/Stage erreicht, möchtest Du vielleicht mehr produktbezogene Informationen anstelle von High-Level E-Mail Inhalten senden. Dies wird dem Vertriebsteam helfen, den Lead im Verkaufstrichter voranzubringen. Das Lead Scoring kann dabei zwar auch hilfreich sein, aber es könnten Szenarien auftreten bei dem Einstiegs-Schwellenwerte für die fortgeschrittenen Nurture Workflow nicht erreicht wurden. Unabhängig von der Lead Bewertung werden beispielsweise alle Leads in der Angebotsphase dem am weitesten fortgeschrittenen Nurture-Stream hinzugefügt.

10) Halten Sie das Marketing auf dem Laufenden

Informiere das Marketing-Team über Änderungen und Erfolge, damit auch sie wissen, was funktioniert und was nicht. Für sie könnten kampagnenbezogene Informationen interessant sein. Dies hilft auch bei der Marketing Attribution, da nicht alle Leads aus verschiedenen Gründen korrekt in HubSpot CRM eingetragen werden. Das Marketing kann sicherstellen, dass die Zuordnung und das Reporting bei Bedarf manuell korrigiert werden.

11) Einem heißen Lead einen zusätzlichen Anstoß geben

Wenn jemand auf die Unternehmens-Website zurückkehrt und sogar eine Seite mit hoher Kaufabsicht besucht, ist der Lead möglicherweise bereit für die nächsten Schritte im Verkaufsprozess. Die Aktivität wird vom HubSpot Tracking Code aufgezeichnet wurde und kann durch dealbasierte Workflows genutzt werden. Der Deal Owner und der Lead könnten automatisierte Nachrichten erhalten.

12) Kombiniere Workflow-Typen

Es können Workflow Typen als Trigger kombiniert werden. Dies bedeutet, dass Workflows durch einer Kombination aus einem dealbasiertem und beispielsweise kontaktbasiertem Trigger ausgelöst werden können. In HubSpot gibt es die Möglichkeiten diese Kriterien zu vereinen.

Somit kannst Du sehr benutzerdefinierte Workflows erstellen und bestimmt einige der oben genannten Tipps umsetzen.